Het is onmogelijk om je een modern kantoor van een bedrijf voor te stellen zonder een mini-telefooncentrale. Dit apparaat is immers verantwoordelijk voor het organiseren van hoogwaardige interne communicatie en het rationeel gebruik van stadstelefoonlijnen. Tegenwoordig behoort de strijd tussen kantoormedewerkers om het recht om te bellen vanaf het enige beschikbare nummer tot het verleden. Tegenwoordig wordt dit probleem opgelost door gebruik te maken van externe en interne lijnen. Het aantal vaste telefoonnummers hoeft niet te worden verhoogd. Hoe kies ik een PBX voor op kantoor en hoe installeer ik deze? In dit artikel vindt u antwoorden op deze en andere vragen.
Wat is een PBX?
Office PBX is een kleine automatische telefooncentrale. Het is ontworpen om een klein aantal stadsnummers te bedienen. Met zo'n apparaat kan het bedrijf het zich veroorloven om niet voor elk nummer een aparte lijn toe te wijzen. Dit leidt tot lagere gesprekskosten.
PBX concentreert de belasting op de lijn. Doordat elk van hen intensiever wordt gebruikt, kan het bedrijf een deel van de vaste nummers weigeren of de normale werking van de onderneming verzekeren als er een tekort is.
Het werkingsprincipe van mini-automatische telefooncentrales voor een kantoor is vergelijkbaar met het werk van meerkanaals stations waar telefonisten werken. Het verschil zit alleen in het aantal kamers dat wordt bediend. Voor een kantoorinstallatie is dit aantal veel kleiner. Ook wordt mini-ATS gekenmerkt door een opsplitsing in interne en externe lijnen.
Hoe kies ik een PBX voor op kantoor? Lees hieronder meer.
Hoe een kantoor-PBX kiezen?
Om de juiste keuze te maken bij het kopen van een PBX, moet u beslissen over de invoergegevens en de gewenste criteria aangeven.
Invoer verwijst naar het aantal beschikbare vaste lijnen en het gewenste aantal werkuitbreidingen. De standaardverdeling is deze: elke stadslijn komt overeen met 3-4 binnenlandse. In ieder geval is het raadzaam om bij het bepalen van het aantal servicekamers te overleggen met een specialist in het installeren van een telefooncentrale voor op kantoor. De kleinste capaciteit van zo'n apparaat is 3 vaste lijnen en 8 interne abonnees.
Het moet duidelijk zijn of er na de installatie van de kantoor-PBX vrije externe en interne kanalen overblijven. Zo'n voorraad mag niet groot zijn, maar met zijn volledige afwezigheid in de nabije toekomst kunnen er een aantal problemen ontstaan. We mogen de interne lijnen voor faxen en modems niet vergeten.
U moet ook beslissen over de fabrikant. De meest populaire bedrijven die PBX's voor kantoor produceren, zijn Panasonic en LG.
Er zijn een aantal belangrijke zaken die u alleen maar moet bespreken met een PBX-verbindingsspecialist:
- de aanwezigheid van een ingebouwde adapter om ononderbroken stroombatterijen aan te sluiten;
- de behoefte aan een connector voor een computer die onderhandelingsprotocollen uitvoert;
- de mogelijkheid om de belastingverdelingsmodus gelijkmatig in te stellen op elk van de stadslijnen.
Nu weet u hoe u een PBX voor kantoor kiest. Het is tijd om meer te leren over de belangrijkste functies van dit apparaat.
De belangrijkste functies die zijn uitgerust met een PBX
Office PBX heeft de volgende hoofdfuncties:
- Doorschakelen Deze functie is het populairst, ongeacht het type activiteit van de onderneming. Hiermee kunt u een inkomend gesprek omleiden naar een fax of een specifieke medewerker van het bedrijf. Om dit te doen, kiest u gewoon het juiste toestelnummer op de systeemtelefoon en hangt u op. De externe partij hoort de melodie totdat er een nieuwe verbinding tot stand is gebracht. Als een specifieke medewerker niet aanwezig is of zijn lijn bezet is, wordt het externe gesprek teruggestuurd naar de systeemtelefoon.
- "Onderschepping" van een oproep. Deze functie is nodig in het geval dat een van de werknemers naar een andere desktop ging en op dat moment ging zijn telefoon. Met de PBX voor kantoor kan deze werknemer het gesprek aannemen, zelfs als hij zich in de perimeter verplaatst. Hiervoor moet de werknemer op een van de apparaten een bepaalde combinatie van nummers kiezen.
- Tijdens een gesprek een oproep ontvangen. Als tijdens een gesprek een parallel gesprek binnenkomt, hoort u een bepaald signaal in de handset. Door een simpele code te typen, kunt u deze oproep beantwoorden.
- Aansluitvolgorde. Als het niet lukt om een vast nummer te bereiken dat constant bezet is, moet u een speciale code kiezen. De PBX laat u weten dat de vereiste lijn is vrijgegeven en de verbinding wordt automatisch tot stand gebracht.
- 'Volg mij.' Met deze functie kunt u doorverwijzen naar elk van de interne nummers in de perimeter van het kantoor. De werknemer is dus mogelijk niet op de werkplek, maar al zijn inkomende oproepen worden door hem geaccepteerd.
- Conferentiegesprek. Met deze functie kunt u een of meer extra deelnemers aan een telefoongesprek verbinden. Conferentiedeelnemers kunnen zowel interne als externe abonnees zijn.
- Verbinding met het gesprek. Dankzij deze functie kan de manager op elk moment contact maken met een van zijn ondergeschikten, zelfs als er op dat moment een telefoongesprek wordt gevoerd. Alleen een abonnee met een passend prioriteitsniveau kan verbinding maken met het gesprek. Dit proces gaat vergezeld van een geluidssignaal. Bij de installatie en configuratie van de PBX worden overeenkomstige prioriteitsniveaus toegewezen.
Extra functies van PBX
Naast de basisfuncties die kantoor-PBX's standaard hebben, zijn er een aantal extra functies die in een bepaald geval nuttig zijn. Sommigen van hen worden hieronder beschreven.
Als de receptioniste bezet is op de systeemtelefoon, kan een inkomend gesprek in de wachtrij worden geplaatst. De externe abonnee hoort geen pieptoon, maar een spraakbericht dat u zelf kunt maken. Dit kan een reclameboodschap zijn of een eenvoudig verzoek om aan de lijn te blijven.
Een andere mogelijkheid om de secretaris een beetje te ontlasten, is door externe abonnees het recht te geven om zelf het benodigde interne nummer van een bepaalde bedrijfsmedewerker te bellen.
Door de mogelijkheid om spraakprocessors te gebruiken, kunt u elke extensie voorzien van een antwoordapparaat. Bovendien maakt dergelijke voicemail het mogelijk om inkomende oproepen te verwerken zonder tussenkomst van operators.
Om te bepalen welke van de medewerkers welke interlokale of internationale gesprekken heeft gevoerd, is het mogelijk om aan elk van de medewerkers een persoonlijke code te geven, waarmee een persoon interlokale communicatie kan gebruiken. Als de werknemer geen speciale reeks nummers heeft, kan hij de tollijn niet bellen.
Hieronder worden zowel standaard als moderne typen kantoor-PBX's beschreven.
Analoge telefooncentrale
Analoge telefooncentrales kunnen worden gebruikt als het aantal interne abonnees niet meer dan vijftig is en er geen hoge eisen worden gesteld aan de functionaliteit van het telefoonnetwerk.
Dergelijke apparatuur zet spraak om in een gepulseerd of continu elektrisch signaal waarvan de amplitude varieert. Tot op heden kunnen analoge mini-PBX's tot 46 poorten bedienen.
Het grote voordeel van dergelijke apparatuur is lagere kosten in vergelijking met digitale apparaten met dezelfde capaciteitsindicatoren. Het nadeel van analoge telefooncentrales is een klein aantal servicefuncties.
Digitale telefooncentrale
Digitale PBX's kunnen meer dan 50 poorten bedienen. Dergelijke apparatuur zet spraak om in binaire pulsstromen met behulp van een pulscodemodulatietechniek.
Digitale telefooncentrales hebben hogere kosten dan analoge. Maar dankzij dit heeft een dergelijk apparaat een groot aantal servicefuncties. Bovendien zijn deze PBX's veel gemakkelijker te installeren in kantoren.
Draadloze telefooncentrale
Draadloze telefooncentrales voor op kantoor bieden werknemers mobiliteit en hebben geen bedrading nodig. Bij het gebruik van een dergelijk apparaat hebben werknemers draadloze telefoons waarmee ze zich over de hele omtrek kunnen verplaatsen.
In tegenstelling tot mobiel is draadloos gratis. De capaciteit van dergelijke mini-automatische telefooncentrales kan zonder problemen worden vergroot. Voor de werking van deze verbinding zijn geen vergunningen vereist.
In tegenstelling tot bedrade telefoons zijn radio's beschermd tegen luisteren en verborgen verbindingen. De geluidskwaliteit bij gebruik van een draadloze PBX wordt gekenmerkt als hoog.
Virtuele telefooncentrale
Virtuele PBX voor kantoor is een product van de nieuwste technologie. Het bevindt zich op de server van de internetoperator, vereist geen aanschaf van extra apparatuur en werkt op basis van het netwerk dat op kantoor beschikbaar is.
Bij gebruik van dergelijke apparatuur worden de communicatiekosten tot een minimum beperkt. Indien nodig wordt de capaciteitsuitbreiding van deze PBX zeer snel uitgevoerd.
Als het kantoor van locatie is veranderd, is het niet nodig om de beschikbare telefoonnummers te wijzigen. Het is ook niet nodig om specialisten te bellen om een dergelijke PBX te installeren en aan te sluiten - alle controle wordt uitgevoerd via internet.
PBX met GSM
De mini PBX GSM voor kantoor is ontworpen om telefooncommunicatie te organiseren op die plaatsen waar geen vaste lijn mogelijk is, maar wel een signaal van een mobiele operator.
GSM-gateway helpt het aantal externe lijnen te vergroten en verlaagt tegelijkertijd de kantoorkosten voor mobiele communicatie. De installatie is mogelijk in elk gebouw, stad of land waar uw IP-netwerk beschikbaar zal zijn. Een mini-PBX voor een kantoor dat dergelijke apparatuur gebruikt, biedt de mogelijkheid om zoveel mogelijk mobiel te bellen via een internet- of bedrijfstarief als ze onder de normale gesprekskosten vallen.
Installatie van kantoorcentrale
Installatie van PBX voor het kantoor omvat ontwerp en configuratie. Luisterend naar de mening van een specialist in het aansluiten van dergelijke apparatuur, moet u de meest relevante opties voor u en de benodigde capaciteit van de telefooncentrale bepalen.
De volgende installatiefase is de installatie van apparatuur. Meestal bevindt het zich in een speciale kast. Na het aansluiten van externe en interne poorten worden alle kabels gekruist en gemarkeerd en wordt het proces van de eerste test van het systeem uitgevoerd.
De volgende stap is het programmeren en configureren van de PBX. Dit proces is puur individueel voor een bepaalde klant, omdat de wensen en eisen van elk verschillend zijn.
Als de kantoren van het bedrijf in meerdere gebouwen zijn gevestigd, moet elk van hen een eigen telefooncentrale opzetten, die met elkaar zal communiceren via een digitale of analoge netlijn. Meestal wordt één systeemtelefoon gebruikt, geïnstalleerd bij de secretaris. De overige werknemers moeten worden voorzien van conventionele apparatuur. Als het nodig is om alle werknemers systeemtelefoons te leveren, moeten er extra moederborden voor PBX's worden aangeschaft, wat extra kosten met zich meebrengt.
