Elk analytisch document is een hulpmiddel voor beheercategorie waarmee u de juiste beslissing kunt nemen. Het document geeft een overzicht van een specifiek onderzoeksonderwerp, met conclusies over de uitkomst en de methoden voor de uitvoering ervan. Informatie kan worden opgenomen in de opmerking over eerdere studies en bevindingen.
Documentstructuur
Op het niveau van regelgevingshandelingen is de structuur van het document niet gedefinieerd, er zijn geen strikte vereisten voor de opstelling ervan. In het papierwerk heeft zich een bepaalde praktijk ontwikkeld, de volgende verplichte punten worden onderscheiden:
- documentkop, titel;
- annotatie;
- introductie;
- de essentie van het beschreven probleem, dat wil zeggen het belangrijkste deel van het document;
- conclusies en conclusie;
- Handtekening van opdrachtgever en datum.
Aan het einde van het document, na de conclusies, kan er een lijst zijn met de gebruikte literatuur, rapporten waarop de auteur heeft vertrouwd bij het schrijven van de notitie en een lijst met applicaties.
Cap en titel van het document
Dit deel van het document is opgesteld in strikte overeenstemming met de normen die zijn aangenomen in de zakelijke workflow.
Een voorbeeld van het schrijven van analytische notities:
Het hoofd van de LLC ….
F.I.O.
(van) wie
Het hoofd van de structurele eenheid …
F.I.O.
Analytische opmerking
Indien de registratie van dergelijke documenten voorzien is in de interne documentenstroom, worden de datum en het uitgaande nummer van de nota aangebracht.
Annotatie of voorwoord
Deze paragraaf van het document geeft een korte beschrijving van de essentie van het probleem. Als we het hebben over de wetenschappelijke gemeenschap, dan kunnen het hoofddoel en de methoden die zijn gebruikt bij de analyse van de gegevens worden aangegeven. Deze paragraaf van de notitie kan de gegevensbronnen en de reden voor het gebruik ervan beschrijven. Het strategische doel, waarvan de verwezenlijking de auteur van het document inspireerde om onderzoek te doen, moet worden getoond.
Beschouw het voorbeeld van het schrijven van analytische aantekeningen.
Als het document betrekking heeft op intern documentbeheer, kan het voorwoord over het algemeen kort zijn:
… Op de resultaten van de inventarisatie van magazijn nr …. uitgevoerd … datum …
of
… over de voortgang van de geplande werkzaamheden voor het lopende kwartaal door de afdeling … naam …
Als we het hebben over documenten die in de wetenschappelijke gemeenschap worden gebruikt, of over het analyseren van een ernstig probleem, dan kan het voorwoord er als volgt uitzien:
… Samenvatting: In de afgelopen 3 maanden, een analyse van de consumentenvraag naar auto's per categorie en merk in de winkel … de naam …
Het onderzoek is uitgevoerd met behulp van klassieke multivariate analyse. De gegevens zijn samengevat in een gemeenschappelijke tabel met een beoordeling van alle factoren op een tienpuntsschaal. Volgens de resultaten van het onderzoek werd de onbetwiste leider geïdentificeerd … door de naam van het voertuig …
Voorbeelden van het schrijven van analytische notities op de verkoopafdeling van een onderneming:
… Het bedrijf … naam … gedurende 6 maanden, een analyse van de resultaten van de verkoopafdeling. Als gevolg hiervan werden een aantal afwijkingen van de geplande indicatoren geïdentificeerd met mogelijke redenen voor hun uiterlijk.
|
De indicator die is geanalyseerd |
het plan |
feit |
% afwijking |
reden |
|
Kassabonnen van verkoop, RUB |
||||
|
Magazijnvoorraden ……….. |
Het grootste deel van het document
In dit deel van de notitie wordt aanbevolen om een bepaalde structuur aan te houden:
- Beschrijving van het te analyseren probleem.
- Bij de analyse gebruikte methoden.
Als het document daardoor volumineus blijkt te zijn, dan is het mogelijk om de inhoud samen te stellen met vermelding van paginanummers, namen van een bepaald deel van het document.
De nadruk ligt op analysetechnieken met voorlopige conclusies. Als bepaalde theorieën tijdens het werk zijn verschenen, worden ze in het document geuit. Het belangrijkste is dat de structuur van het grootste deel van het document logisch is.
Beschouw het voorbeeld van het schrijven van analytische aantekeningen, een beschrijving van de essentie van het probleem.
Bedrijfsbeheer … Ik heb contact opgenomen met onze organisatie omdat de afgelopen 2 jaar op de verkoopafdeling de winst gestaag is gedaald. Tijdens de onderhandelingen is gebleken dat het aantal klanten niet is afgenomen, integendeel, in de afgelopen 2 jaar is hun aantal met 20% gegroeid. Tegelijkertijd daalde de omzet met 30%. Bij de analyse van de activiteiten van de verkoopafdeling zijn de volgende methoden gebruikt ……………..
Het laatste deel, conclusies
Een analytische aantekening van een onderneming (voorbeelden staan in dit artikel) of van een wetenschapper, politiek kan niet zonder conclusies. Bovendien wordt een document met een prognose en aanbevelingen voor verdere acties beschouwd als een echt correct opgesteld document. En de constructie van deze conclusies en aanbevelingen mag alleen gebaseerd zijn op het uitgevoerde onderzoek en de daaruit verkregen resultaten. In dit geval mogen de conclusies niet worden herhaald, dat wil zeggen met de eerder verkregen, die in het hoofdgedeelte van de notitie zijn beschreven.
De analytische opmerking (onderstaande voorbeelden) mag geen tegenstrijdigheden bevatten, vooral in het laatste deel, een duidelijke relatie tussen de conclusies en de analyse moet in het document worden achterhaald. Geen laatste 'toespraken' die niet worden gerechtvaardigd door de bovenstaande tekst, dat wil zeggen geen persoonlijke conclusies.
Overweeg een voorbeeld analytische notitie (voorbeeld).
… Om het verlies aan verkopen dat in de afgelopen 2 jaar is waargenomen, te elimineren, moeten de volgende maatregelen worden gepland:
|
Verwacht economisch effect |
Op welke datum moeten evenementen plaatsvinden |
Actie vereist |
Verantwoordelijk |
Het wordt afgeraden om conclusies te trekken op meer dan één A4-pagina.
Handtekening en toepassingen
Aan het einde van het document worden de positie en de volledige naam (met decodering) van de auteur noodzakelijkerwijs geregistreerd. Als de analyse door meerdere personen is uitgevoerd, moeten deze worden vermeld. De datum van schrijven van de notitie en handtekening is aangebracht. Als het document is ontworpen voor een breed scala aan mensen of wordt overgedragen aan een andere structurele eenheid van de onderneming, kunt u contactgegevens opgeven voor feedback.
Analytische aantekeningen (voorbeelden die we hebben beoordeeld) kunnen toepassingen hebben. Het zijn aanvullende documenten die grafieken en tussentijdse gegevens kunnen bevatten, een lijst met gebruikte termen of formules voor berekeningen die door de auteur zijn gebruikt. U kunt een lijst met referenties specificeren, waarvan informatie de basis van de analyse vormde.
