De media is de zekerste en snelste manier om informatie te verspreiden. De enige vraag is hoe de almachtige journalisten onder de aandacht kunnen worden gebracht bij de geadverteerde onderneming, het product of de dienst. Er zijn verschillende manieren, waaronder het fenomeen van een persreis. Dit is een van de meest effectieve trucs die goede resultaten oplevert.
Press tour - betaalde vakantie voor een journalist
Veel bedrijven en bedrijven voor reclamedoeleinden organiseren verschillende soorten evenementen voor mediamedewerkers. Een persreis is een georganiseerde reis voor journalisten, waarbij ze kennis maken met de productiekenmerken. Een belangrijk element van een dergelijk evenement is de aanwezigheid van een informatieve gelegenheid, iets nieuws en ongebruikelijks, dat media-aandacht kan trekken.
Wie betaalt dit allemaal?
Meestal wordt dit evenement volledig betaald door het organiserende bedrijf. Soms vergoedt de redactie een deel van de kosten, bijvoorbeeld als zij van mening is dat deelname aan de reis nuttige informatie oplevert. Een persreis voor journalisten is een goede gelegenheid om je professionele horizon te verbreden, nieuwe en interessante informatie op te doen, te ontspannen en te socializen in een informele setting, nieuwe kennissen te maken.
Waarom geld uitgeven en journalisten een vakantie betalen?
Door studiereizen voor de pers te organiseren, hebben bedrijven specifieke taken. Een van de belangrijkste doelen van de persreis zijn de volgende:
- Reclamebedrijf - om het grote publiek het werk van de onderneming van binnenuit te laten zien. Dit maakt het niet alleen mogelijk om het bedrijf te promoten, maar ook om het vertrouwen van potentiële consumenten te vergroten.
- Demonstratie van innovaties - het publiek vertrouwd maken met de kenmerken van een nieuw product of meer geavanceerde technologieën.
- De reactie in de media - aan het einde van de persreis wachten de organisatoren op de publicatie van journalisten waarin ze over het nieuwe product praten en hun indrukken van de reis beschrijven. Deze beoordelingen zijn natuurlijk niet altijd positief. Daarom moet de organisatie van een persreis voor de media met zorg worden benaderd.
Soorten promotie
Perstour kan worden onderverdeeld in de volgende typen:
- Opendeurdagen - meestal georganiseerd door vrij gesloten bedrijven en ondernemingen. Ze kunnen zowel met een bepaalde periodiciteit worden uitgevoerd (bijvoorbeeld elk jaar tegelijkertijd) en worden gekoppeld aan specifieke innovaties (nieuwe apparatuur, personeel, verbeterde technologieën). Opendeurdagen duren één of meerdere dagen, het hangt allemaal af van de schaal van de organisatie en het aantal bezoekers. Hun structuur is in principe hetzelfde: in het eerste, officiële deel worden gasten verteld over de kenmerken van de onderneming. Het tweede deel bevat een excursie waarbij bezoekers met eigen ogen het werk en bijzondere prestaties van het bedrijf kunnen zien.
- Locatiebezoek - dit type persreis wordt rechtstreeks voor journalisten georganiseerd. Voor nieuwe ondernemingen is dit een uitgelezen kans om zich in de pers uit te drukken en het publiek te informeren over hun bestaan.
- Reizen is misschien wel het meest prettige soort persreis voor journalisten. Heel vaak organiseren bedrijven eendaagse of langere wandelingen over water of over land. Een ontspannen sfeer en positieve emoties zorgen voor vriendschappelijke relaties tussen de organisatoren en de pers, wat bijdraagt aan positieve recensies en recensies.
Wie organiseert persreizen?
Een persreis is in de eerste plaats een advertentie-evenement. Het is erg belangrijk om rekening te houden met alle nuances en de kleinste details, omdat een klein overzicht de reputatie van een organisatie aanzienlijk kan ondermijnen. Natuurlijk geven sommige bedrijven de organisatie van de persreis de schuld van hun medewerkers. Anderen huren specialisten op dit gebied in - PR-servicemedewerkers. Hun taak is niet alleen om vakkundig een persreis te organiseren, maar ook om journalisten de hele tijd te begeleiden.
Hoe maak je een persreis succesvol?
Het organiseren van een persreis is een arbeidsintensief proces dat een zorgvuldige voorbereiding vereist. Alles is hier belangrijk, alles moet van tevoren goed doordacht zijn, zelfs de meest onvoorziene situaties zijn voorzien. Het is nodig om voorwaarden te scheppen waarin journalisten zich op hun gemak en vrij voelen, omdat het afhangt van hun indrukken of de beoordeling van het bedrijf goed of slecht zal zijn. Daarom is het de taak van de organisatoren om niet alleen een aangename indruk van de onderneming te creëren, maar ook om te voldoen aan de behoeften en wensen van mediawerkers. Dit alles moet in overweging worden genomen bij het plannen van een evenement.
Stadia van het organiseren van een persreis
Ze zijn als volgt:
- Specifieke taken instellen die tijdens de persreis moeten worden behandeld.
- Selecteer een specifiek type persrondleiding.
- De juiste bewoording van het nieuwsbericht.
- Een goede voorbereiding van een persbericht - een materiaal dat alle informatie over het bedrijf en haar activiteiten bevat.
- Bepaling met de locatie van het evenement en het ontwerp ervan. Als de persrondleiding bij de onderneming wordt gehouden, moet u ervoor zorgen dat de apparatuur veilig en netjes is en dat u voldoet aan verschillende normen en regels. De staf moet netjes werken en moet voorbereid zijn op eventuele vragen van journalisten. In het geval van een conferentie is het noodzakelijk om de zaal uit te rusten met alles wat nodig is voor een productieve communicatie tussen de organisatoren en de redactie.
- De juiste plaats kiezen om journalisten te huisvesten - gasten moeten in comfortabele omstandigheden blijven, dus u moet goed opletten bij het boeken van een hotel.
- Het kiezen van de meest gunstige tijd - het houden van een persreis kan worden getimed om samen te vallen met de releasedata van belangrijke publicaties.
- Een route maken - het hoeft niet erg lang te zijn, anders zijn de gasten moe. Het is raadzaam om meer entertainment toe te voegen aan belangstellende journalisten. Het is ook noodzakelijk om alle organisatorische kwesties in overweging te nemen. Als het duidelijk is dat de gasten zelfstandig gaan verhuizen, moeten de haltes worden aangegeven met bepaalde borden. Als er een excursie wordt georganiseerd, moet u nadenken over vervoer en tijdstip van ophalen en een professionele gids kiezen.
- Een lijst met genodigden maken - alle gasten ontvangen officiële uitnodigingen, die van tevoren moeten worden verzonden. Zelfs als het evenement voor iedereen toegankelijk is, moeten mediamedewerkers afzonderlijk worden geïnformeerd. Om bepaalde redenen kunnen niet alle genodigden deelnemen aan de persrondleiding, maar zijn mogelijk geïnteresseerd. In dit geval moet u alle gerelateerde documenten per post verzenden.
- Voorbereiding van de benodigde materialen - creatief ontwerp van een persrondleidingsprogramma, verschillende brochures over de activiteiten van het bedrijf, waaronder een persbericht, enz.
- Selectie van een gekwalificeerde moderator - zijn taak is het houden van conferenties en het vertegenwoordigen van het bedrijf. Hij is het die verslaggevers vertelt over de innovaties die dienden als informatiemoment voor de persreis.
- Het voorbereiden van thematische souvenirs en geschenken voor journalisten is uiteindelijk een soort extra bonus, die de stemming en loyaliteit van gasten vergroot.
Enkele belangrijke regels
Tijdens het PR-evenement moeten gasten comfortabel en zorgeloos zijn. Ze moeten het gevoel hebben dat ze op elk moment geholpen en alle vragen en problemen kunnen oplossen. Journalisten - gasten zijn erg kieskeurig en besteden veel aandacht aan zelfs de kleinste kleine dingen. Daarom is het de moeite waard om een aantal eenvoudige, maar zeer belangrijke regels in acht te nemen:
- U mag niet besparen op eten, drinken, vervoer en hotel. De perstour is bedoeld voor journalisten, dus die moeten goed onthaald worden.
- De voorwaarden voor de plaatsing van de organisatoren mogen in geen geval beter zijn dan die van de gasten - dit zal onmiddellijk worden opgemerkt en, mogelijkerwijs, worden weerspiegeld in de beoordelingen.
- De pers en vertegenwoordigers van het bedrijf kunnen het beste in de buurt worden ondergebracht. Zo krijgen ze meer mogelijkheden om in een informele, ontspannen sfeer te communiceren, vertrouwensrelaties op te bouwen en meer informatie te krijgen.
- Het wordt aanbevolen om gasten in kleine groepen te verdelen als er te veel zijn. Aan elk moet een begeleider verbonden zijn, die zijn leden zal helpen. Contact opnemen met journalisten wordt veel gemakkelijker.
Van theorie tot praktijk
Hoe verloopt een persreis in de praktijk? Hoe wordt de hoofddoelstelling van het evenement precies gerealiseerd: de verspreiding van informatie over de fabrikant door middel van publicaties in de media? Deze problemen zijn duidelijk te zien op een van de belangrijkste voorbeelden van een persreis.
