Iedereen kent het woordprotocol. Ambtenaren horen het regelmatig tijdens vergaderingen, politieagenten gebruiken het tijdens hun professionele activiteiten en staatshoofden en diplomaten worden gedwongen zich te houden aan de regels die hun zijn opgelegd. Wat is een protocol? We zullen het hieronder ontdekken.
De betekenis van het concept protocol
Als een aanzienlijk aantal andere termen heeft dit woord verschillende betekenissen. Het hangt allemaal af van het werkterrein waarin het gewenste concept wordt toegepast. We bekijken dus de meest voorkomende situaties waarin het gebruikelijk is om over een protocol te praten.
Als we het hebben over de zakelijke omgeving, dan is het protocol een document dat de gebeurtenis beschrijft (vergadering, vergadering, raad van bestuur, enz.).
We hadden het al over de politie, die ook vaak een soortgelijk document opstelt. In dit geval wordt het feit van een misdaad of een misdrijf geïmpliceerd.
In internationaal formaat is een protocol een reeks regels die moeten worden gevolgd in officiële vergaderingen tussen regeringsfunctionarissen en diplomatieke ambtenaren. Zo is er een protocol van ontmoetingen tussen staatshoofden of een bezoek aan de president.
In dit artikel zullen we ons echter concentreren op het concept van bedrijfsprotocollen.
Vergadering notulen
Zakelijke bijeenkomsten zijn een integraal onderdeel van alle processen in een zakelijke omgeving. Ze kunnen officieel passeren, rekening houdend met de afgesproken tijd en alleen in het kantoorgebouw. Ook informele zakelijke data zijn erg populair. In het tweede geval kunt u het zonder protocolbevestiging van het gesprek doen. Als de vergadering officieel is, dan moet deze schriftelijk gebeuren in overeenstemming met alle regels.
Het protocol wordt bewaard door een secretaris of een andere persoon met een dergelijke bevoegdheid. Om het gesprek bij te houden, probeer een geschatte lijst te vinden van kwesties die tijdens de vergadering zullen worden besproken. De aanwezigheid van een voicerecorder is niet overbodig om de details niet te missen, omdat het protocol een zeer gedetailleerde beschrijving is van een zakelijk evenement.
De namen van de aanwezige en afwezige personen moeten worden genoteerd. Voor uzelf kunt u aantekeningen maken over de locatie van iedereen die naar de bijeenkomst is gekomen, zodat het auteurschap van bepaalde woorden foutloos kan worden aangegeven.
Aan het begin van elke vergadering wordt de volgorde van afweging bepaald, noteer deze letterlijk.
Als de vergadering heeft gestemd, geef dan de resultaten aan (hoeveel mensen hebben voor gestemd en hoeveel hebben tegengestemd). In het geval dat er een klein aantal mensen aanwezig was op de vergadering, heeft u ook de mogelijkheid om de namen en achternamen te noteren van al degenen die hebben gestemd.
Stel de uitvoering van het protocol niet uit in een lange doos, want gedurende deze tijd kunt u de details van de vergadering vergeten.
Onderhandelingsprotocol
De onderhandelingen verschillen van een gewone zakelijke bijeenkomst doordat ze meestal een of een aantal zaken bespreken die voor beide partijen een grote rol spelen. In dit geval is het protocol een gelegenheid om alle nuances van het gesprek en de vereisten van de partijen vast te leggen. Het probleem dat niet altijd wordt behandeld, wordt onmiddellijk na de eerste onderhandelingen opgelost, dus bestuurders of andere werknemers hebben tijd en volledige informatie over de vergadering nodig.
Het onderhandelingsprotocol is opgesteld volgens hetzelfde principe als elk bedrijfsdocument.
Het moet de datum van de beschreven gebeurtenis, het documentnummer en de volledige naam aangeven. Het volgende is een inleiding, die noodzakelijkerwijs de lijst met deelnemers en de belangrijkste discussiepunten aangeeft.
In het grootste deel is informatie gewoonlijk verdeeld in drie delen: "Beluisterd", "Gesproken", "Besloten." In de volledige versie van het protocol worden de woorden van alle sprekers letterlijk geciteerd en in sommige gevallen wordt een uittreksel uit het protocol gedupliceerd, waarbij een bepaald deel ervan wordt gedupliceerd.
