Wanneer u begint te werken, zult u al snel beseffen dat het vermogen om de basisregels van bedrijfsetiquette te volgen, bijdraagt aan professioneel succes op elk gebied en even hoog gewaardeerd wordt als zakelijke kwaliteiten. Het zal u helpen om gemakkelijk in elk team te passen en snel geloofwaardigheid te verwerven bij collega's en management, vooral als u snel het verschil tussen zakelijke en sociale etiquette weet te vangen en leert de juiste gedragslijn te kiezen.
De basisregels van zakelijke etiquette
Goede manieren op kantoor of bij de overheid verschillen enigszins van wat buiten fatsoenlijk (vertrouwd) wordt beschouwd.
- Als een man de leider blijkt te zijn, mogen vrouwen niet wachten tot hij opstaat wanneer ze het kantoor binnenkomen. Hoewel er onder de bazen goed opgeleide mannen zijn die deze gewoonte op reflexniveau hebben gebracht en altijd opstaan als een dame de kamer binnenkomt, is dit een uitzondering. En zelfs als het leuk is, is de seculiere toon op het werk ongepast. In een kantoor, een staatsinstelling gaat een mannelijke baas als eerste door de deur en als je op zakenreis bent, stapt hij als eerste in de auto.
- De woorden 'dankjewel' en 'alsjeblieft' in een werkomgeving zijn zelfs wenselijker dan in 'high life'. Dank uw collega's voor elke, zelfs de meest onbeduidende, service en vergeet het "toverwoord" niet wanneer u een verzoek doet of gewoon een bestelling van een van de medewerkers doorgeeft aan uw superieuren.
- Glimlach altijd terwijl je je collega's begroet en reageer met een glimlach op hun begroetingen.
- Praat met mensen op een rustige, vriendelijke toon en laat ze tekenen van aandacht zien, ongeacht hun geslacht.
- Als een man die voor je naar de deur loopt veel documenten heeft, haal hem dan in om de deur te openen en laat hem passeren. Helpen op kantoor moet altijd diegene zijn die comfortabeler en handiger is, maar in officiële relaties wordt een duidelijke hiërarchie gehandhaafd, die u moet voelen en ondersteunen. Dit betekent niet dat je verlegen moet zijn tegenover je bazen of meer aandacht moet schenken aan elk woord, nee, maar je moet hem of haar het nodige respect geven.
De geaccepteerde regels voor zakelijke etiquette kunnen aanzienlijk verschillen, niet alleen in verschillende industrieën, maar ook in individuele bedrijven. Er zijn echter regels waaraan zowel kantoormedewerkers als overheidsmedewerkers zich moeten houden. Onder hen zijn stiptheid, het matchen van het imago van het bedrijf in kleding, het vermogen om geheimen te bewaren en het vermogen om persoonlijke problemen buiten het werk te laten. Laten we elk van deze regels in meer detail bespreken.
De noodzaak om alles op tijd te doen
De regels van zakelijke etiquette op kantoor, overheidsinstantie vereisen dat u altijd op tijd komt werken, alle taken op tijd voltooit. Vertragingen zijn niet toegestaan, vertragingen in werkzaamheden die precies op het beloofde tijdstip moeten worden opgeleverd.
Mis nooit meer zakelijke bijeenkomsten, kom van tevoren naar hen toe om de reputatie van het bedrijf niet in gevaar te brengen, en niet alleen die van uzelf. Als u moet blijven hangen, waarschuw dit dan van tevoren, de autoriteiten moeten weten waar u zich bevindt. Onthoud dat het in acht nemen van nauwkeurigheid, stiptheid in alle zaken een onmisbare regel is in de zakelijke etiquette van een ambtenaar en kantoormedewerker, en respect toont voor anderen, wat natuurlijk is voor elke geschoolde persoon.
Hoe te kleden op kantoor of in de openbare dienst
Houd u aan algemeen aanvaarde regels voor zakelijke etiquette in kleding.
- Het uiterlijk van de medewerker moet passen bij het imago van het bedrijf, waardoor een prettige indruk ontstaat, en wanneer je bij een overheidsinstelling werkt is dit nog belangrijker.
- Vrouwen moeten rokken en jurken dragen die niet langer zijn dan de knie; broekpakken met een strikte snit zijn toegestaan. Het is onaanvaardbaar om heldere, flitsende tinten te dragen met pailletten, strass-steentjes en nauwsluitende kleding op het werk op kantoor.
- Mannen moeten zich houden aan een zakelijke stijl, pakken, broeken, overhemden dragen met of zonder stropdas. Jeans en truien worden het best uitgesloten van de werkgarderobe.
- Op het werk kun je bescheiden sieraden dragen in harmonie met kleding, net als andere details van het kostuum.
Privacyregel
U moet in staat zijn om de geheimen van het bedrijf, van elke transactie, te bewaren, niet met collega's of met uw dierbaren over dit onderwerp. Lees geen brieven die bedoeld zijn voor andere personen, verzend alle berichten persoonlijk, zonder tussenpersonen en onbevoegde personen. Als u een fax moet sturen, bel dan vooraf de ontvanger zodat hij in de buurt is en persoonlijk een document of brief kan ontvangen. Meng je persoonlijke leven niet met werk, praat niet over problemen in het leven, zoek troost of vraag hulp aan collega's. Op kantoor is het belangrijk om kalmte en een goed humeur te behouden, ongeacht het slechte humeur. Deze regels van zakelijke etiquette van een ambtenaar en een kantoormedewerker moeten strikt worden nageleefd.
Jij en superieuren
De regels van de zakelijke etiquette voor ondergeschikten impliceren een afstandelijk, niet-familiair beroep op een manager. Zelfs als de baas (baas) - een meisje of een jongen maar een beetje ouder is dan jij, is het de moeite waard om 'jij' te zeggen. Als u in het kantoor van de manager bent en een zakenpartner of een andere baas bij hem binnenkomt om bij u te blijven of te vertrekken, moet hij beslissen of hij u vraagt om te vertrekken, er is geen reden om zich terughoudend te voelen. Als de baas je op een dag beledigt in het bijzijn van vreemden, antwoord hem dan niet hetzelfde. Als je van streek bent, spring dan niet het kantoor uit, probeer rustig uit te gaan en zoek een afgelegen plek waar je kunt kalmeren. Bespreek niet wat er met collega's is gebeurd. U kunt na uren de relatie met de leider achterhalen, rustig luisteren naar zijn wensen en uw klachten uiten. Hoe hoger de bazen, hoe moeilijker je rol is en in sommige situaties is het belangrijk om de regels van zakelijke etiquette te onthouden. Als een bijzonder gerespecteerd persoon langs de gang van de instelling moet worden geleid, moet je de deuren openen om een belangrijke gast te missen en vervolgens naast hem te gaan staan, slechts een kwart stap achter. Als de gang vertakt, moet je hem met een elegant gebaar de richting laten zien. Als de gang slingert, kun je zeggen: 'Laat me je leiden', en dan is het stoutmoedig om door te gaan.
Een paar woorden over slechte manieren
Er zijn normen en regels voor zakelijke etiquette die voor alle werknemers ondubbelzinnig zijn: lees geen brieven van anderen, spreek niet terughoudend en beleefd, wees vriendelijk met collega's en houd afstand met bazen. Maar soms wordt er op het werk een uitzondering gemaakt op deze regels, bijvoorbeeld wanneer je een document in een tabel moet zoeken met een andere medewerker die er niet is. Algemeen gedrag in de dienst en op kantoor moet waardig zijn, met onberispelijke manieren. Je moet constant je gedrag volgen terwijl je loopt, communiceert en zit. Onthoud dat het onfatsoenlijk is om je neus, oren, haar of andere lichaamsdelen aan te raken.
Wat kan in ieder geval niet op de werkplek:
- Kauwen, rondneuzen in de tanden.
- Knabbel pennen, potloden, papier of spijkers.
- Make-up corrigeren, manicure, lippen schilderen op de werkplek - dit zijn de basisregels van de zakelijke etiquette voor de secretaris.
- Geeuw zonder je mond te bedekken.
- Leg je benen op tafel, zet je voet op de voet
Dagelijks vereist:
- Controleer de netheid van kleding, haar, lichaam, gebruik een deodorant, maar geen parfum.
- Draag een nette zakdoek.
- Houd je tanden gezond.
Deze regels en wensen zijn onmisbare normen van etiquette, ze laten je niet alleen een goede, waardevolle medewerker worden, maar ook een prettig persoon met wie je te maken wilt hebben. Uiterlijk toont perfect respect aan voor andere mensen.
Goede toonregels voor communicatie met collega's
Wanneer u net op kantoor begint te werken en uw collega's leert kennen, begint u relaties op te bouwen, waarvan het klimaat in het team afhangt en de resultaten van het algehele werk. Hoe gedraag je je om ze te winnen? Wees vriendelijk tegen iedereen, maar probeer niet meteen om alleen met iemand in de buurt te komen, geef jezelf wat tijd om mensen beter te leren kennen. Vraag werknemers gerust naar hun werk, maar begin in het begin geen persoonlijke gesprekken met hen. Maak je geen zorgen, als je vanaf de eerste dag niet bij het team kon komen, is daar niets mis mee. Bedank collega's altijd voor hun hulp en onthoud dat u niet verder kunt gaan dan de regels voor zakelijke communicatie-etiquette.
Bijvoorbeeld:
- Hinder collega's niet met uw gesprekken en bemoei u niet met de gesprekken van anderen;
- roddel niet en luister niet naar roddel, luister niet naar de telefoongesprekken van anderen;
- Bespreek geen gezondheidsproblemen en lichaamsfuncties met collega's;
- Probeer bij geen enkele gelegenheid uw persoonlijke mening te uiten of op te leggen;
- scheld niemand uit in het bijzijn van vreemden, ook al heb je drie keer gelijk, verlies plotseling je geduld - bied je excuses aan;
- doe niet alsof je het drukker hebt dan anderen, soms kun je je collega's beleefd vragen geen lawaai te maken, maar doe het beleefd en zonder te bellen;
- wees niet egoïstisch, probeer in uw officiële ijver uw collega's geen kwaad te doen om enig voordeel te behalen of gunst te verwerven bij uw bazen.
En de belangrijkste regel van de zakelijke etiquette, zowel van een kantoormedewerker als van een ambtenaar, zegt: "je moet beleefd, tactvol, beleefd en tolerant zijn in de communicatie met collega's en management, nooit met je emoties omgaan."
Telefonische etiquetteregels voor de secretaris
De eerste indruk van het bedrijf komt vaak uit telefonisch contact en het is moeilijk om van een slechte eerste indruk af te komen. Heel vaak, wanneer u een bedrijf in de zaak belt, kunt u een antwoord tegenkomen dat niets te maken heeft met zakelijke etiquette of eenvoudige beleefdheidsregels. Sommige medewerkers nemen telefonisch op alsof ze een gunst doen, anderen vinden het niet nodig om een bedrijf of afdeling te bellen. En iedereen weet hoe prettig het daarna is om aan de telefoon te praten met welgemanierde mensen die snel, vriendelijk reageren en hun bereidheid tonen om te helpen.
Telefoongesprekken worden meestal beantwoord door de secretaris, maar niet alleen hij, maar alle medewerkers moeten de basisregels van de zakelijke communicatie-etiquette kennen, die belangrijk zijn bij het communiceren via de telefoon.
- Laat mensen niet wachten op een antwoord, neem onmiddellijk de telefoon op en neem op. Als u niet kunt praten, vraag dan om terug te bellen, laat de beller niet wachten. En het verbinden van muziek met de lijn om een pauze te vullen, wordt als een slechte vorm beschouwd.
- Zeg direct na het opnemen van de telefoon hallo, noem uw bedrijf en stel uzelf voor. Als u in een grote instelling werkt, moet u een specifieke afdeling benoemen om de abonnee te helpen navigeren.
- Wanneer iemand anders aan de telefoon wordt gevraagd, accepteer dan het bericht voor hem of bied aan om later terug te bellen.
- Houd tijdens het gesprek de touwtjes in handen en gedraag je zelfs correct met de meest saaie klanten. Als de persoon 'op het peloton' is, help hem dan te kalmeren, maar hang als reactie op de belediging gewoon op.
- Bekijk uw toespraak en kies woorden, onthoud dat jargon in zakelijke communicatie volkomen ongepast is. Antwoord nooit "aha" of "oh key", alleen "ja", "goed" of "natuurlijk".
- Houd de ontvanger in uw handen, en niet tussen uw schouder en kin, spreek duidelijk en direct in de microfoon, niet voorbij. En praat nooit met je mond vol.
- Zeg hallo wanneer je belt en bel jezelf en het bedrijf dat je vertegenwoordigt. Spreek beleefd, kort en krachtig.
Zakelijke etiquette in communicatie met bezoekers
Overheidsfunctionarissen en kantoorpersoneel ontvangen vaak klanten op hun kantoor. Goede manieren zijn hier erg belangrijk, mensen houden ervan om met iemand om te gaan die ze respecteert. De regels van de etiquette van zakelijke communicatie en gedrag moeten in alles worden nageleefd: zowel bij het ontmoeten van de bezoeker aan de deur, bij het uitkleden als bij het niet laten wachten. Als je nog moet wachten, verontschuldig je dan, ook als de schuld voor deze vertraging niet bij jou ligt, bied hem thee of koffie aan. Ontmoet mensen vriendelijk, met een glimlach, probeer informele contacten te leggen, maar roddel nooit over iets. Houd afstand tijdens het gesprek, maar wees correct, beleefd en geduldig. Begeleid bezoekers naar de kastdeur als uw gasten.
Goede toon in zakelijke brieven
De regels van etiquette van zakelijke correspondentie zijn van invloed op zowel het uiterlijk als de inhoud, de inhoud van de brief zelf. Voordat u gaat schrijven, moet u een plan maken dat u helpt om de essentie kort en duidelijk te omschrijven. Het is belangrijk om rekening te houden met verschillende verplichte regels voor het voeren van zakelijke correspondentie.
- De brief moet correct zijn geschreven in termen van stijl, spelling en interpunctie.
- Het is gebruikelijk om officiële brieven te drukken, dit getuigt van respect voor de geadresseerde.
- Volgens de regels van goede manieren mag geen enkele brief, met uitzondering van dankbrieven, niet onbeantwoord blijven.
- De brief moet netjes worden uitgevoerd, zakelijke brieven worden meestal alleen op wit A-4-papier geschreven.
- Schrijf altijd uw letters linksonder en laat een persoonlijke handtekening, achternaam en initialen achter.
- Bij het toepassen is het gebruikelijk om het woord "gerespecteerd" te gebruiken en bij het gebruik van het persoonlijk voornaamwoord "jij", schrijf het met een hoofdletter.
