De notulen van de vergadering zijn een document dat alle belangrijke beslissingen van deze gebeurtenis weerspiegelt. Onjuiste formulering, zowel qua betekenis als qua ontwerp, kan ertoe leiden dat de deelnemers aan de vergadering deze betwisten. Bovendien bestaat het potentiële risico dat verkeerde managementbeslissingen worden genomen als de notulen van de productievergadering misleidende informatie bevatten. Als u het op de juiste manier rangschikt, helpt het een reeks eenvoudige aanbevelingen.
De tekst van dit document bestaat meestal uit twee delen: inleidend en hoofd. De notulen van de vergadering (de eerste helft) bevatten een beschrijving van de belangrijkste parameters van het evenement: functie, volledige naam deelnemers, voorzitter en secretaris. Wanneer een van de aanwezigen een bijzondere status heeft (uitgenodigd, deskundige, waarnemer, etc.), wordt dit ook vermeld in het document. Als de vergadering door veel mensen is bijgewoond, kunnen de vergadernotulen gegevens over hen bevatten op een apart blad, wat een onafscheidelijke toepassing van het document is. Het inleidende gedeelte eindigt met een agenda met een lijst met behandelde problemen. Het is wenselijk om deze belangrijk te rangschikken, maar er kunnen andere factoren zijn die de plaats in de lijst met vragen beïnvloeden. Zo kan de structuur van de agenda afhangen van de logische relatie van een deel van de kwesties of de tewerkstelling van personen die aan het evenement deelnemen. Het document zelf wordt uitgevoerd op het briefhoofd van de organisatie (haar afdeling), het moet worden aangegeven wanneer de bijeenkomst heeft plaatsgevonden.
De notulen van de vergadering in het grootste deel moeten overeenkomen met de inleiding. Met name de agendapunten moeten in dezelfde volgorde staan als op de agenda. Het algoritme voor het samenstellen van een tekst die informatie over elk agendapunt vastlegt, is als volgt: "beluisterd", "gesproken", "beslist". De hoofdregel in dit deel van het protocol is dat het geen soort transcript mag worden.
Met name het "beluisterde" subitem beschrijft wie de keynote speaker over het onderwerp was, wat hij naar aanleiding van zijn toespraak voorstelde. Voor sprekers geven deelnemers ook aan wie zei wat ze voorstelden. Het besluit bepaalt de definitieve positie van de meerderheid van de deelnemers aan de vergadering. Als het door stemming is aangenomen, moet worden aangegeven hoeveel mensen er voor waren, hoeveel er tegen waren, evenals het aantal onthoudingen. Afhankelijk van het belang van de besproken kwesties, kunnen volledige namen worden vermeld. mensen die deze of gene positie hebben ingenomen.
Het protocol van de vergadering wordt opgesteld door de secretaris, het document zelf wordt ondertekend door de leidinggevende en de voorzitter van de vergadering. De informatiebron voor de samenstelling ervan zijn handgeschreven concepten, aantekeningen gemaakt met een voicerecorder, transcripties. Als voor de oplossing van de tijdens de vergadering vastgestelde problemen de autoriteit van een hoge ambtenaar vereist is die niet aan de vergadering heeft deelgenomen, kan voor dit besluit aanvullende goedkeuring worden verleend. Het ondertekende en geregistreerde protocol kan zowel in één enkel document als in de vorm van uittreksels voor ambtenaren worden verzonden, waarop slechts een deel van de vragen van toepassing is.
